Microsoft Excel – মাইক্রোসফট এক্সেল । টিউটোরিয়াল - পর্ব

আসসালামু আলাইকুম। Microsoft Excel Fundamental – মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টাল এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল ব্লগ পোস্টে আপনাকে স্বাগতম। আগের পর্বে আমরা আলোচনা করেছিলাম “ফর্মুলা অ্যাপলিকেশন (Formula Application) নিয়ে। আজ আমাদের আলোচনার বিষয় Sum & AutoSum

7.Sum & AutoSum

নাম্বার যোগ করার একটা গুরুত্বপূর্ণ ফাংশন হচ্ছে Sum ফাংশন। প্রথমে আমরা Sum ফাংশন এর স্ট্রাকচারটা দেখে নিই, =SUM(H1:H5) -এটা হচ্ছে Sum ফাংশন এর স্ট্রাকচার। অন্যান্য সব ফাংশনের মতই আমরা Sum ফাংশন শুরু করি একটা ইকুয়াল(=) সাইন দিয়ে। এরপর লিখি ফাংশনটার নাম এবং ওপেন ব্র্যাকেট। ব্র্যাকেট এর পর আমরা দেখতে পাচ্ছি নীল কালারের একটা সেলরেঞ্জ যা নির্ধারিত করা হয়েছে সেল এর নাম ও কোলন চিহ্নটা দিয়ে। এর মানে হচ্ছে H1 থেকে H5 পর্যন্ত যত গুলো সেল আছে ততগুলো সেল এখন সিলেক্টেড এবং সেলগুলোর উপর উক্ত ফাংশনটা এপ্লাই করা হবে। ফাইনালি একটা ক্লোজ ব্র্যাকেট দিয়ে আমরা গড়ে তুলি একটা কমপ্লিট ফাংশন।

এবার আমরা Sum ফাংশন এর অ্যাপ্লিকেশন দেখব একটা প্র্যাক্টিকেল ড্যাটা সেটের সাহায্যে। উপরের ছবিতে আমরা প্রথম কলামটাতে দেখতে পাচ্ছি কিছু Seles ম্যানেজারদের নাম। এবংওদের তিন মাসের Seles পারফর্মেন্স ড্যাটা। একেবারে নিচের কলাম E তে দেখতে পাচ্ছি কিছু ব্ল্যাংক সেল। এখানে আমরা ক্যালকুলেট করব Seles ম্যানেজার দের তিন মাসের Seles ড্যাটা। একেবারে নিচে আমরা দেখতে পাচ্ছি একটা Total লেখা রো। এই রো তে আমরা ক্যালকুলেট করব, January, February ও March মাসের হিসাব।
এবার যদি আমরা January মাসের Total হিসাবটা জানতে চাই তাহলে Total রো’তেজানুয়ারি মাসের ফাঁকা সেলএ ইকুয়াল(=) সাইন দিয়ে লিখব Sum । ট্যাব বাটন প্রেস করে ব্র্যাকেট দিয়ে সিলেক্ট করব B2 থেকে B11 পর্যন্ত সব গুলো সেল। এবার ব্র্যাকেটটা ক্লোস করে Enter প্রেস করলেই আমরা পেয়ে যাচ্ছি January মাসের হিসাব।
February এবং March মাসের হিসাব করার জন্য আমরা এই সেল’টার কর্ণারে গিয়ে ফিল হ্যান্ডেল(Fill Handle) কার্সরটা ক্লিক করব এবং ম্যানুয়ালি Drag করে নিয়ে যাব ডানে। এবার ছেড়ে দিলেই দেখব ফাংশনটা অটোম্যাটিকলি এপ্লাই হয়ে যাচ্ছে।

যদি আমরা ফাংশন বাসূত্রটা দেখতে চাই তবে February এর Total -এ যদি ডাবল ক্লিক করি তবে আমরা দেখতে পাব এবার ফাংশনটা যোগ করছে সেল C2 হতে C11 পর্যন্ত। একইভাবে March এর Total -এ ও সেইম ফাংশন টিব্যাবহার হয়েছে।
এবার আমরা বের করব কলাম E তে প্রত্যেকটা Seles ম্যানেজারের তিন মাসের মোট হিসাব। এবার আমাদের হিসাব করতে হবে সাইড থেকে। আমরা শুরু করব Zohan-কে দিয়ে এবং আগের প্রসেসটা ফলো করব। প্রথমে ইকুয়াল(=) সাইন দিব। ফাংশন এল্পাই করে এবং সাইড টু সাইড ড্যাটা সিলেক্ট করে আমরা পেয়ে যাব Zohan -এর Totals । এবার ঠিক আগের মত ফিল হ্যান্ডের কার্সর ব্যাবহার করে ড্রাগ করে ম্যানুয়ালি নিচে নিয়ে গেলেই পেয়ে যাব আমাদের সকল Seles ম্যানেজার এর তিন মাসের Totals । যা হয়ে যাচ্ছে অটো ম্যাটিক্যালি । আরেকটা ছোট্ট ট্রীক হচ্ছে ফিল হ্যান্ডেল কার্সরটা তুমি এবার ম্যানুয়ালি ড্রাগ না করেও শুধু ডাব লক্লিক করলেই পেয়ে যাবে রেজাল্ট।
(নিজে একবার এই প্রসেসটা ট্রাই করে দেখো)
ফিল হ্যান্ডেল ব্যাবহারের সময় খেয়াল রাখতে হবে আমাদের ড্যাটা গুলো কি Horizontally নাকি Vertically সাজানো। এখন সবকিছু একটু জটিল মনে হলেও, সামনে তুমি এক্সেল এর মাস্টার হয়ে উঠবে অবশ্যই। মুভঅন!
Sum ফাংশনটা এপ্লাই করার জন্য আছে আরো একটা ইজি শর্টকাট। দুইবার Undo (CTRL+Z) দিয়ে আমি E কলামটা খালি করে নিলাম। এবার যদি আমাদের Home ট্যাব -এ একেবারে ডানপাশে কর্ণারে তাকাই আমরা দেখতে পারব একটা টুল আছে যার নাম AutoSum । AutoSum -এ ক্লিক করলেই দেখো MS Excel অটোম্যাটিক্যালি আমাদের Sum ফাংশনটা তৈরি করে দিচ্ছে। এবংজাস্ট Enter প্রেস করলেই আমরা পেয়ে যাচ্ছি আমাদের কাঙ্ক্ষিত রেজাল্ট। এখন আমরা ফিল হ্যান্ডেল দিয়ে ম্যানুয়ালি ড্রাগ করে কলাম E এর সকল হিসাব বের করে ফেলতেপারি।
সবশেষে আমরা যদি কলাম E এর টোটাল বের করতে চাই তাহলে সবার নিচের খালি সেল’টা সিলেক্ট করে AutoSum -এ ক্লিক করি লক্ষ করলে দেখবে আবারো এক্সেল বুঝে ফেলেছে আমরা আসলে কি ক্যালকুলেশন করতে চাচ্ছি। এবং Enter প্রেস করলেই অটোম্যাটিকেলি হিসাব করে দিচ্ছে আমাদের কাঙ্ক্ষিত ফলাফল।

পরিশেষেঃ ফিল হ্যান্ডেল(Fill Handle) এর কাজ আশা করি বুঝে ফেলেছো এতক্ষণে। ফাংশন প্রয়োগ করে ম্যানুয়ালি ড্রাগকরে অটোম্যাটিক হিসাব করার প্রসেস’কেই ফিল হ্যান্ডেলব লে।
তোমার কাজঃ এক্সেল স্প্রেডশীটে এমনই একটা ড্যাটাসেট তৈরি করে সেগুলোর Sum এবং AutoSum প্র্যাকটিস করো।