13.Number Formats
এই টপিকে আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলে আমরা বিভিন্ন নাম্বার ফরম্যাট সম্পর্কে জানব। যেমনঃ
- Currency Format
- Accounting Format
- Percentage Format
- Date Format
- Currency Format:
উপরের ছবিতে আমাদের সেলস ম্যানেজার ভাইয়াদের আর্ণ(earn) করা টাকার ফিগার গুলো দেখতে পাচ্ছি। তবে এই নাম্বার গুলো যে আসলে টাকা বুঝাচ্ছে তা কিন্তু কোথাও নির্ধারিত করা নেই। তাই এই নাম্বার গুলোকে একটা স্পেসিফিক ফরম্যাটে আমাদেরকে আনতে হবে।
প্রথমে সব সেল সিলেক্ট করে আমরা লক্ষ করব Home ট্যাব এর Number গ্রুপ’টা। এখানে উপরে দেখতে পাচ্ছি যে,
একটা General নাম্বার ফরম্যাট দেওয়া আছে। এর মানে এই নাম্বার গুলো নির্দিষ্ট করা নেই, এগুলো যেকোন কিছুই হতে পারে।
এবার ড্রপ ডাউন বাটন’টা প্রেস করলে আমরা দেখতে পাব অনেক টাইপের নাম্বার ফরম্যাটস। আমরা যেহেতু এখন Currency বা টাকা নিয়ে কাজ করছি তাই আমরা Currency ফরম্যাট’টা সিলেক্ট করব। Currency ফরম্যাট টা সিলেক্ট করলেই দেখতে পাবে নাম্বারস গুলোর পাশেই চলে এসেছে একটা ডলার($) সিম্বল। যা বুঝাচ্ছে এই নাম্বার গুলো আসলে টাকা বা Currency ।
- Accounting Format: এইসব নাম্বার দিয়ে আমরা যদি অনেক হিসাব-নিকাশের কাজ করে থাকি তাহলে আমরা কমন’লি ইউস করে থাকি Accounting Format । আবারো ড্রপ ডাউন মেনুতে গেলে আমরা আবারো দেখতে পাব Accounting ফরম্যাট। তবে এই ফরম্যাট সিলেক্ট করার আরেকটা সহজ উপায় আছে। ড্রপ ডাউন মেনু’র নিচেই দেখবে একটা ($) সাইন রয়েছে। এই টুলটার নাম হচ্ছে Accounting Number Format । এই ডলার সাইনটার উপরে প্রেস করলেই আমরা Currency ফরম্যাট থেকে সরে Accounting Format এ চলে আসতে পারব।
ডলার($) সাইন এর ড্রপ ডাউন -এ প্রেস করলেই দেখতে পাবে ভিন্ন দেশের ভিন্ন টাকার সিম্বল। তুমি যদি More Accounting Formtas… এর অপশনটা ক্লিক করো তবে দেখতে পাবে একটা Symbol সেকশন। Symbol সেকশনে প্রেস ডাউন করলেই এক্সেস করতে পারবে প্রায় প্রতিটা দেশের টাকার সিম্বলস। একটু ধৈর্যসহকারে খুঁজলে তুমি বাংলাদেশী টাকার সিম্বলও খুঁজে বের করতে পারবে।
নাম্বার গ্রুপের একটু ডানে তাকালে আমরা দেখতে পাচ্ছি দুটো ছোট আইকন। Increase Decimal ও Decrease Decimal । এই আইকন গুলো দিয়ে আমরা চাইলেই আমাদের নাম্বার গুলোর দশমিক ঘর বাড়াতে পারি অথবা কমাতে পারি।
- Percentage Format: আমরা এখন চলে যাব আমাদের ড্যাটা সেট এর সেল H4-এ। এখন লিখতে হবে আমাদের কমিশন রেট। আমরা কিবোর্ডে টাইপ করলাম 5% । এখন নাম্বার গ্রুপটা যদি আরেকবার খেয়াল করো দেখো এক্সেল অটোম্যাক্যালি একটা Percentage ফরম্যাট এপ্লাই করে দিয়েছে।
আমরা যদি চাই এই ফরম্যাট’টা চেইঞ্জ করে General ফরম্যাটে এপ্লাই করতে পারি। এবার লক্ষ করলে দেখবে 5% এখন 0.05 এ কনভার্ট হয়ে গিয়েছে। এবার আমরা আবারো Number গ্রুপের মাঝখানে (%) সাইন-এ প্রেস করে আমাদের ফরম্যাট’টাকে Percentage -এ কনভার্ট করতে পারি।
- Date Format: আমরা এখন সেল H5-এ টাইপ করব একটা কাল্পনিক তারিখ। যেমনঃ আমি টাইপ করলাম 01-01-2020 । এবার Enter প্রেস করলেই এই ডেট ফরম্যাট টা চেইঞ্জ হয়ে দেখবে 1/1/2020 এমন হয়ে গেছে।
[মাইক্রসফট অফিস এর ভার্শন অনুযায়ী ডেট ফরম্যাট ভিন্ন হতে পারে, এতে ভাবার কিছু নাই]
আমরা যদি আবার নাম্বার গ্রুপের ড্রপ ডাউন মেনুতে যাই, দেখতে পাব ডেট ফরম্যাট আছে দুই প্রকার।
1. Short Date ও 2. Long Date ।
Short Date টা আসলে অলরেডি এপ্লাই হয়েছিল অটম্যাটিকেলি। এবার Long Date -এ প্রেস করলেই দেখো এক্সেল বলে দিচ্ছে Wednesday, January 1, 2020 ।
তো দেখলে! মাইক্রোসফট এক্সেল আসলে কতটা ইনটেলিজেন্ট!
তোমার কাজঃ একইভাবে সকল টপিক গুলো নিয়মিত, এখন থেকেই বেশী বেশী করে প্র্যাকটিস করা শুরু করো। একসময় দেখবে আরো নতুন নতুন টেকনিক পেয়ে গেছো যেগুলা আমি এই শীটে লিখতে ভুলে গেছি।
প্র্যাকটিস করছো তো?
