আসসালামু আলাইকুম। Microsoft Excel Fundamental – মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টাল এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল ব্লগ পোস্টে আপনাকে স্বাগতম। আগের পর্বে আমরা আলোচনা করেছিলাম “ Average, Min & Max নিয়ে। আজ আমাদের আলোচনার বিষয় Absolute Vs Relative ফাংশন।
9. Absolute vs Relative
এই টপিকে দু’টি ইন্টারেস্টিং কনসেপ্ট নিয়ে আলোচনা করা যাক। কনসেপ্ট দুটি হলো Absolute Cell Reference এবং Relative Cell Reference । তোমাদের অনেকেরই হয়ত এই কনসেপ্টস গুলোর নাম শুনলেই একটা ডলার($) সাইন মাথায় আসে। এবং তোমাদের মধ্যে অনেকেই হয়ত এই ডলার($) সাইন টা দেখলেই এতটাই ভয় পেয়ে যাও যে এই কনসেপ্ট গুলো আর শেখার চেষ্টাই কর না।
তবে চিন্তা করোনা, আজকে আমরা দেখব আসলে এই কনসেপ্ট গুলো কতটা সহজে এপ্লাই করা যায়।
শুরুতেই আমরা ছবিতে দেখতে পাচ্ছি আমাদের আগের সেই সেলস ম্যানেজারদের নাম ও তাদের টোটাল সেলস ভাল্যু’স। সেলস Value -গুলোর ঠিক পাশেই রয়েছে একটা Commission % কলাম। এর মানে আমাদের ম্যানেজার ভাইয়ারা পুরো ২০১৯ সাল জুড়ে অনেক টাকা কোম্পানির জন্য আর্ন(Earn) করে এনেছেন। তাই তাদেরকে সন্তুষ্ট করার জন্য কোম্পানিট টি ভিন্ন পার্সেন্টেজ(%) আকারে ওদের কমিশন(Commission) দিবে। যেমন Zohan পাচ্ছে তার Total -এর উপর 2% কমিশন। এবং এই কমিশন এমাউন্ট (Commision Amount – কলাম D ) টা ক্যালকুলেট করব Zohan এর Total এবং তার কমিশন পারসেন্টেজ(Commision % ) গুণ করে। নিচের ছবিতে লক্ষ করলে দেখবে…
চিত্রের মত (=) সাইন দিয়ে সেল-B2 সিলেক্ট করে এবং কিবোর্ড থেকে (*) সিম্বল দিয়ে সেল-C2 সিলেক্ট করে Enter প্রেস করলেই পেয়ে যাব Zohan এর টোটাল কমিশন এমাউন্ট। এবার সেইম প্রসেস টা কন্টিনিউ করার জন্য Zohan এর টোটাল কমিশন অ্যামাউন্টে ফিল হ্যান্ডেল(Fill Handle) কার্সরে ডাবল ক্লিক করে বের করতে পারি আমাদে সব ম্যানেজার ভাইয়াদের কমিশন অ্যামাউন্ট(Commision Amount)।
এবার চিন্তা করো এক্সেল অটোম্যাটিক প্রতিটা ম্যানেজার ভাইয়ার কমিশন বের করে ফেলছে ফিল হ্যান্ডেল কার্সর এর মাধ্যমে। কিন্তু এটা কি করে সম্ভব? আমরা যদি Zohan এর Commision Amount -এ ডাবল ক্লিক করি দেখতে পাব =B2*C2 । এর মানে এক্সেল বলছে B2 এবং C2 গুণ করে ফেলতে হবে।
আমরা যদি একটা সেল নিচে চলে আসি এবং ডাবল ক্লিক করি তাহলে দেখতে পাব =B3*C3 । এর মানেও এক্সেল বলছে তার পাশের সেল’গুলো গুণ করে ফেল। ঠিক একইভাবে আমরা যত নিচে নামব এক্সেল ততবার বলবে তোমার পাশের যে সেলগুলো আছে সেই সেল গুলোকে গুণ করে ফেলো রিলেটিভ’লি(Relatively) । এবং এভাবেই সব সেল(Cell) -এ নির্দেশনা দেয়া আছে যে, অটোম্যাটিকেলি নেমে নেমে ক্যালকুলেশন করতে হবে। এর মানে আমাদের ফর্মুলা গুলো রিলেটিভ’লি(Relatively) মুভ করে নিচে নামছে। আর এই প্রসেস’কে’ই বলা হয় Relative Cell Reference ।
এবার Absolute Cell Reference:
যদি আমরা ডান পাশের F2 সেল-এর 5% কমিশন’টা আমাদের সব ম্যানেজার ভাইয়াকে দিতে চাই তাহলে কি করব? এবার নিশ্চয়ই আমরা আগের প্রসেস ফলো করব।
দুইবার Undo(CTRL+Z) দিয়ে Commision Amount -কলাম খালি করলাম এবং ইকুয়াল(=) সাইন দিয়ে প্রথমে Zohan এর টোটাল, সেল(B2) ও Fixed Commision -সেল(F2) গুণ করলেই পেয়ে যাব Commision Amout । এবার আগের মত ফিল হ্যান্ডেল কার্সরে ডাবল ক্লিক করলেই দেখবে প্রথম সেল ব্যতিত নিচের সেল গুলোতে কোন অ্যামাউন্ট দেখাচ্ছে না।
কেন নিচের সেল’গুলোতে কোন ক্যালকুলেশন দেখতে পাচ্ছি না? নিশ্চয়ই আমরা কোন ভুল করেছি। আমরা যদি প্রথম সেল-এ ডাবল ক্লিক করি তাহলে দেখবে আমাদের =B2*F2 এই ফর্মুলা দেখাচ্ছে। অর্থাৎ প্রথম সেল-এ ফর্মুলা কিন্তু ঠিকই আছে। এবার তার নিচের সেল-এ যদি ডাবল ক্লিক করি তাহলে দেখতে পাব =B3*F3 এই ফর্মুলাটি। অর্থাৎ এক্সেল আবারো ফর্মুলা কে বলছে যে, তুমি নেমে আসো। এর মানে এক্সেল বলছে B3 সেল’টা ও ডানের F2 সেল-এর ঠিক নিচে ব্ল্যাঙ্ক( ফাঁকা) সেল’টাকে গুণ করতে হবে। তাই যত নিচে নামব এক্সেল এই ফাঁকা সেল’স গুলো দিয়ে ক্যালকুলেশন করবে। এবং এর মানে আমরা কোন ড্যাটা হিসাব করতে পারব না। তাহলে এখন কি করা যায়?
আমরা যেহেতু 5% কমিশনটা সকল ভাইয়াদেরকে দিতে চাচ্ছি। তাই আমাদেরকে কোনভাবে ওই হলুদ সেল’টাকে লক করে দিতে হবে। এবং এই লক করার প্রসেস’টাকেই বলা হয় Absolute Cell Referencing । আমরা সেল লক করার জন্য ব্যাবহার করে থাকি ডলার($) সাইন। প্রথম সেল-এ ডাবল ক্লিক করে যদি আমি( =B2*F2 ) F লেটার এর আগে এবং 2 এর আগে একটা করে $ সাইন দিয়ে দিই তাহলেই পুরো F2 সেল’টা লক হয়ে যাবে। টেস্ট করার জন্য আমরা Enter প্রেস করে ফিল হ্যান্ডেল দিয়ে ড্রাগ করে নিচে আনলেই দেখব আমরা এখন প্রপার নাম্বারস দেখতে পাচ্ছি।
অর্থাৎ আমাদের ফর্মুলা দাঁড়াবে প্রথম সেল-এ =B2*$F$2 । তার নিচের সেল-এ =B3*$F$2 । এভাবে শেষ সেল পর্যন্ত কন্টিনিউ হতে থাকবে। এবার কিন্তু আমাদের ফর্মুলাটা নিচে নেমে যাচ্ছে না। তো! আমরা সিম্পলি একটা $ সাইন ব্যবহার করে সেল-এর কলাম লেটার ও রো নাম্বার ফিক্সড করে ফেলেছি। আর এই সেল’টা হয়ে গেল লকড্ বা Absolutely Referenced।
