18. Data Sorting
Data Sorting -হচ্ছে বড় কোন ড্যাটা সেট নিয়ে কাজ করার সময় ওই ড্যাটাসেট-এ ড্যাটাগুলোকে সাজিয়ে কাজ করার প্রসেস। তাই এক্সপার্টভাবে এক্সেল ব্যাবহার করার জন্য আমাদেরকে জানতে হবে Data Sorting -এর সব টেকনিকস।
প্রথমেই আমরা নিচের ছবিতে দেখতে পাচ্ছি Account Manager কলামটা অনেকটা অগুছালো এবং নামগুলো এলোমেলো অবস্থায় আছে। তাই আমরা চাইলেই Data Sorting -টুলটা ব্যবহার করে একাউন্ট ম্যানেজার কলাম টা সাজাতে পারি ম্যানেজারদের নাম অনুসারে।
এই কাজটা করার জন্য আমরা আমাদের ড্যাটা সেট-এ যেকোন একটা সেল-এ ক্লিক করে Data ট্যাব-এ Sort & Filter গ্রুপে Sort টুলটা’তে প্রেস করব। প্রেস করলে দেখতে পাবে ছোট্ট একটা মেন্যু বক্স ওপেন হয়েছে এবং পিছনে খেয়াল করলে দেখবে এক্সেল অটম্যাটিক্যালি আমাদের সম্পুর্ণ ড্যাটা সেটকে সিলেক্ট করে ফেলেছে। এবার মেন্যু বক্সের ডানপাশে উপরের কর্ণারে তাকালে দেখবে My data has headers নামের একটা অপশন সিলেক্টেড রয়েছে। মনে রাখবে, সব সময় যেন এই অপশনটা সিলেক্টেড থাকে। কারণ এইটা যদি আমরা আনসিলেক্ট করি তাহলে এক্সেল আমাদের কলাম হেডিং গুলোকেও ইনক্লুড করে নাম অনুসারে সাজিয়ে ফেলবে। এবং আমাদের Sorting প্রসেসটা হয়ে যাবে এলোমেলো।
এবার মেন্যু বক্সের একটু নিচে তাকালেই দেখতে পাবে Sort by নামের একটা অপশন রয়েছে। এর মানে-এক্সেল জানতে চাচ্ছে আমরা কি সাজাতে চাচ্ছি। এবার ড্রপ ডাউন মেন্যু থেকে সিলেক্ট করব Account Manager অপশনটা। তার পাশের ড্রপ ডাউন মেন্যু তে আমরা সিলেক্ট করব Cell Values এবং তার পাশের অপশন Order -এর নিচে ড্রপ ডাউন মেন্যুতে ক্লিক করলে দেখতে পাচ্ছি A to Z এবং Z to A । এখান থেকে আমরা সিলেক্ট করব A to Z অপশনটি। এবার Ok প্রেস করলেই দেখতে পাব এক্সেল আমাদের একাউন্ট ম্যানেজারদের নাম A to Z লেটার্স অনুসারে সাজিয়ে দিয়েছে।
ভালভাবে পরিষ্কার ধারণা পেতে নিচের ছবিটি লক্ষ করো।
আমরা চাইলে আরো লেভেল এড করে আমাদের ড্যাটাকে আবারো সাজাতে পারি। যেমন আমরা আবারো সিলেক্ট করব Sort টুলটি। এবার মেন্যুবক্সের বাম দিকের উপরের সেকশনটাতে দেখতে পাবে Add Lavel লেখা একটা অপশন। এই অপশনটা প্রেস করলেই দেখবে Sorting Panel -এ একটা ‘রো’ তৈরি হয়েছে। রো’এর প্রথমে লেখা Then by -এর মানে হল এক্সেল বলছে যে, প্রথমে তো একাউন্ট ম্যানেজারদের নাম Sort করেছি। কিন্তু এর পরে তুমি কি সাজাতে চাচ্ছো। তো আমরা এখানে সিলেক্ট করে নিলাম Order Priority । এবং এবার Ok প্রেস করলেই দেখো আমাদের একাউন্ট ম্যনেজারদের নাম’তো সাজানো আছে বটেই এবং তার পাশেই দেখতে পাবে Order Priority -ও সাজানো। লক্ষ করলে দেখবে, একজায়গায় Critical, অন্য জায়গায় Low, Medium, ইত্যাদি ভাবে সাজানো আছে। ভালভাবে বুঝার জন্য নিচের ছবি লক্ষ করো…
এবার তুমি বাকী অপশন গুলো এভাবে এপ্লাই করে পুরো ড্যাটাসেটকে Sorting করে ফেল। Good lucks to you!
