Microsoft Excel – মাইক্রোসফট এক্সেল। টিউটোরিয়াল – পর্ব – ১৭

17. Data Filtering

এই টপিকে একটা পাওয়ারফুল টুল নিয়ে আলোচনা করা যাক। এই পাওয়ারফুল টুলের সাহায্যে এক্সেলে আমাদের ড্যাটা খুঁজা বা ফিল্টার করার কাজ টা হবে খুব সহজ। পূর্বের টপিকে আমরা আলোচনা করেছিলাম এক্সেলে কিভাবে আমাদের ইউনিক ড্যাটা গুলো সহজেই খুঁজতে পারি এবং রিপ্লেস করতে পারি। কিন্তু এবার যদি আমরা আমাদের ড্যাটাগুলো একসাথে একটা সুন্দর ক্যাটাগরিতে দেখতে চাই তাবে তা করার জন্য এক্সেলে রয়েছে Data Filtering টুলটি।

উপরের ছবিতে যদি আমরা Account Manager কলামে Farhan এর কার্যসম্পাদন বা Transaction গুলো দেখতে চাই তাহলে আমরা সিম্পলি Farhan লেখা সেল-এর উপর মাউসের রাইট ক্লিক করব এবং Filter অপশনটি সিলেক্ট করে Filter by Selected Cell’s Value তে ক্লিক করলেই দেখতে পাব ফারহান এর সকল কার্যসম্পাদনা।

এরকম সিম্পল ফিল্টারিং এর জন্য রাইট ক্লিক করে ফিল্টার করাটা ঠিক আছে। কিন্তু ভিন্ন ভিন্ন ক্যাটাগরিতে যদি ড্যাটা ফিল্টার

করতে হয় তাহলে এভাবে রাইট ক্লিক করে ফল্টার করাটা বোরিং। যেমন আমরা চাচ্ছি Farhan নামের এই আকাউন্ট ম্যানেজার কয়টা Critical অর্ডার কমপ্লিড করেছে। এবং শুধু তাই নয় আমরা আরো দেখতে চাচ্ছি সেই অর্ডার গুলো, যেগুলো শুধু Lorry দিয়ে ডেলিভার করা হয়েছে। অর্থাৎ আমরা তিনটা ক্যাটাগরি মোতাবেক ফিল্টার করতে চাচ্ছি।

  • ক্যাটাগরি-১: Farhan
  • ক্যাটাগরি-২: Critical Order
  • ক্যাটাগরি-৩: Lorry

তাই এই জটিল কাজটা করার জন্য আমাদের ইউস করতে হবে Filter টুল।  প্রথমেই ক্লিক করব Data ট্যাব-এ। ক্লিক করার পর Sort & Filter নামের গ্রুপটা লক্ষ কর। Data ট্যাব এর Sort & Filter গ্রুপে দেখতে পাচ্ছি Filter বা ফ্যানেলের মত একটা আইকন। এই আইকনটা প্রেস করলেই দেখবে ড্যাটা সেট এর প্রত্যেকটা কলাম হেডিং(Heading)-এ একটা ফিল্টার বাটন চলে আসছে। 

এবার একাউন্ট ম্যানেজার কলামে ফিল্টার বাটনে ক্লিক করলেই দেখবে একটা ডায়লগ বক্সে সকল একাউন্ট ম্যানেজারের নাম সিলেক্টেড। আমরা এবার Select All অপশনটা আনসিলেক্ট  করে নিব। এবং সেখান থেকে শুধু Farhan এর নামটা সিলেক্ট করে Ok প্রেস করলেই আমরা দেখতে পাব শুধু Farhan সকল কার্যসম্পাদনা। আমাদের প্রথম ক্যাটাগরির কাজ শেষ।

এবার আমরা Farhan এর কয়টা Critical অর্ডার রয়েছে সেটা দেখব। তাই আমরা এবার Order Priority কলাম এর ফিল্টার বাটনে প্রেস করে সবগুলো আনসিলেক্ট করে জাস্ট Critical অপশনটা সিলেক্ট করে Ok প্রেস করলেই দেখতে পাব Farhan এর সব কয়টা Critical Order-এর লিস্ট।

এখন আমরা Lorry দিয়ে ডেলিভারি করা অর্ডার গুলো দেখতে চাই। তাই আমরা এবার Ship Mode কলাম থেকে Lorry সিলেক্ট করে Ok প্রেস করলেই দেখতে পাব Lorry-এর সাহায্যে ডেলিভারি করা প্রোডাক্টস গুলো।

নিচের ছবিতে লক্ষ করলে আরো ভালভাবে ক্লিয়ার হতে পারবে…

এতক্ষণ আমরা টেক্সট-ভিত্তিক ফিল্টারিং করেছি। এবার যদি ভিন্ন ভিন্ন নাম্বারকে ফিল্টারিং করতে হয় তাহলে কিন্তু আমরা টেক্সট বা শব্দ আকারে ফিল্টার করতে পারব না। আমরা যদি নিচের ছবিতে তাকাই তাহলে দেখতে পাব আমাদের ড্যাটা সেট-এ সবার ডানে রয়েছে Total লেখা একটা কলাম। এবং এই কলামে রয়েছে ভিন্ন সব নাম্বারস যা আমরা নরমালি ফিল্টার করতে পারব না। যেমন আমরা যদি এই কলামের ফিল্টার আইকনটা প্রেস করি তাহলে দেখতে পাব, এক্সেল সব ভিন্ন নাম্বারস গুলো সিলেক্ট করে রেখেছে, যা এখানে ফিল্টার করা সম্ভব নয়।

তাই সিলেক্ট করা সকল নাম্বারস গুলোর উপরে রয়েছে একটা সার্চ(Search) বক্স। সার্চ বক্সের উপরেই রয়েছে দেখো Numbers Filters এবং ডানপাশে রয়েছে অ্যারো চিহ্ন। এবার Number Filters -এ ক্লিক করলেই দেখতে পাবে ভিন্ন ভিন্ন কয়েকটি অপশন। সেখান থেকে যদি আমরা Top 10 অপশনটা বেছে নিই এবং Top 10 অপশনে ক্লিক করার পর Ok প্রেস করি তাহলেই দেখতে পাব আমাদের সবগুলো কলামের 10 টা সর্বাধিক ফিগার।

[Top 10 মানে কিন্তু একদম শুধু Top 10 না। তুমি চাইলে ইচ্ছা মত নাম্বার ইনপুট দিয়ে তোমার ড্যাটা সেট এর Top ফিগার গুলো দেখতে পার। যেমনঃ Top 5, 15, 20 ইত্যাদি]

এবার তুমি চাইলে এই Number Filters-এর বাকী অপশনগুলো ব্যবহার করে তোমার ড্যাটা সেট এর ড্যাটা গুলোকে তোমার পছন্দ  অনুযায়ী কাজে লাগাতে পার।