16. Find & Select
Find & Select টুলসের সাহায্যে মাইক্রোসফট এক্সেলে ড্যাটা বা ইনফরমেশন সহজেই খুঁজে বের করা যায়। বড় কোন ড্যাটা সেট-এ কাজ করবার সময় ম্যানুয়ালি কারো নাম, বা আইডি অথবা কোন ইউনিক ইনফরমেশন খুঁজে বের করার প্রসেস’টা কিন্তু অনেক চ্যালেঞ্জিং। তাই এই প্রসেস’টাকে সহজ করার জন্য এক্সেলে রয়েছে একটা চমৎকার টুল- Find & Select ।
যেমন উপরের ছবিতে আমরা যানতে চাচ্ছি Mariya Jaman আপুর নামটা Account Manager কলামে কোন কোন সেল-এ উল্লেখ করা আছে। এখন আমরা চাইলে ম্যানুয়ালি Mariya Jaman আপুটার নাম একটা একটা করে খুঁজে বের করতে পারি। কিন্তু এত বড় ড্যাটা সেট-এ ম্যানুয়ালি একটা একটা করে খুঁজে বের করাটা অনেকটা সময়সাধ্য ব্যাপার।
আমরা যদি আমাদের Home ট্যাব এর একেবারে ডানপাশে কোণায় তাকাই তাহলে দেখতে পাব এখানে Find & Select নামে একটা টুল রয়েছে।
টুল টা প্রেস করলেই দেখবে একটা ড্রপ ডাউন মেন্যু আসছে। এবার আমরা যদি একেবারে উপরের অপশন Find -এ প্রেস করি তাহলে দেখতে পাবে একটা ছোট উইন্ডো আসছে এবং লক্ষ করলে দেখবে ছোট্ট্র একটা ডায়লগ বক্সের পাশে লেখা রয়েছে
Find What -মানে এক্সেল জিজ্ঞাস করছে আমরা কি খুঁজছি। আমরা যদি ডায়লগ বক্সে Mariya Jaman নামটা টাইপ করি এবং Find Next অপশনটাতে প্রেস করতে থাকি তাহলে দেখতে পাব এক্সেল আমাদেরকে একটা একটা করে অটোম্যাটিক্যালি দেখাচ্ছে Mariya Jaman নামটা কোন কোন সেল-এ উল্লেখ করা আছে।
তবে যদি আমরা Find Next -এর পাশের অপশন Find All প্রেস করি তাহলে দেখতে পাবে এক্সেল আমাদেরকে একটা লিস্ট জেনারেট করে দিয়েছে যে, কোন কোন সেল-এ এই নামটি উল্লেখ করা রয়েছে।
আমার হঠাৎ মনে পরল এই ড্যাটা সেট-এ একটা বড় ভুল রয়ে গিয়েছে। উপরের ছবিতে Ship Mode কলামটা লক্ষ করে দেখলাম আমাদের প্রোডাক্টস গুলো Bus না Lorry- এর সাহায্যে ডেলিভারি করা হয়েছে। এখন যদি Bus এর জায়গায় Lorry লিখে একটা একটা করে আমরা কাঙ্ক্ষিত ভুলগুলো সমাধান করতে চাই তাহলে অনেক সময়ের ব্যাপার। তাই কাজটা সহজ করার জন্য আমরা আবারো সিলেক্ট করব আমাদের Find & Select টুল। টুলটা প্রেস করে এবার সিলেক্ট করব Replace লেখা অপশনটা। সিলেক্ট করার পর দেখবে একটা ডায়লগ বক্সের পাশে লেখা Find What এবং Replace With । এবার আমরা খুঁজছি Bus লেখা সেল’গুলো। তাই আমরা Find What -এ লিখব Bus । এরপর Bus লেখা সেল’গুলো পরিবর্তন করে আমরা দিতে চাচ্ছি Lorry । তাই Replace With -এ লিখব Lorry । এবার যদি Replace All -এ প্রেস করি তাহলে দেখতে পাব Bus লেখা সেলগুলো রিপ্লেস হয়ে Lorry হয়ে গেছে।
